GÖREV TANIMI: BÖLÜM SEKRETERİ
KURUM İÇİNDEKİ YERİ
Üst Makam: Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yardımcıları, Müdür, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Yüksekokul Müdürlüğü ile Bölüm Başkanlığı arasındaki yazışmaları düzenlemek ve takip etmek.
Müdürlükten gelen yazıların, gereğinin yapılması için Bölüm Başkanına yönlendirilmesini ve cevabi yazıların zamanında Müdürlüğe iletilmesini sağlamak.
Gelen-giden evrakın genel takibini titizlikle yapmak, süreli yazıları takip etmek ve ilgili iş ve işlemleri zamanında yapmak.
Bölümle ilgili kurul çağrı ve kararlarını usulüne uygun yazmak, ilgililere duyurmak.
Yapılan faaliyetlerin istatistiklerini tutmak, gerekli durumlarda ve belirli dönemlerde raporlamak.
Öğrencilerin talep ve ihtiyaçlarının çözümlenebilmesi için bölüm yöneticileri ve öğretim elemanları ile koordinasyonu sağlamak.
Gelen telefonları ilgili yerlere yönlendirmek, gerekli bilgileri vermek.
Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatı bilmek, iş ve işlemleri mevzuata uygun olarak yapmak, mevzuattaki güncellemeleri takip etmek ve uygulamak.
Bölüm içerisindeki bütün alanların işlevselliğinin devamlılığını sağlamak.
Bölüm başkanının onayı olmadan ilgisiz kişilere bilgi, belge ve malzeme vermekten kaçınmak.
Müdür/Bölüm Başkanlığı ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.
Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak.
Yapılan iş ve işlemlerde üst yöneticileri bilgilendirmek, yapılamayan işleri gerekçeleriyle birlikte açıklamak.
İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek.
Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususlara dikkat etmek.
Görev alanında karşılaşılan herhangi bir uyumsuzluk veya sorunu amirlerine bildirmek.
Görev alanında arızalandığı tespit edilen cihazların onarımının sağlanması amacıyla sorumluya bildirmek.
Sorumlu bulunduğu alanlardaki mal ve malzemeleri korumak, kaynakların verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.
Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevler ile görev alanı itibarıyla yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.
Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.
BÖLÜM SEKRETERİ ÜNVANLAR
Bilgisayar İşletmeni
İşçi
Memur
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni
Sözleşmeli Personel
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
4857 sayılı İş Kanunu
Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği