GÖREV TANIMI: YÜKSEKOKUL SEKRETERİ

KURUM İÇİNDEKİ YERİ:

Üst Makam: Müdür, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 Sorumluluğundaki işleri düzenli ve uyumlu bir şekilde, mevzuata uygun olarak planlamak, yürütmek, koordine etmek ve denetlemek.

 Yüksekokul Kurul Toplantılarının gündemlerini hazırlamak ve raportörlük yapmak.

 Sorumlu olduğu birime ait her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek, gerekli durumlarda yeniden düzenlenmesini sağlamak.

 Birimine ait idari bürolarda görevlendirilecek personel hakkında üst makama/makamlara öneride bulunmak.

 İdari personelin yıllık izinlerini planlamak, onaylamak ve üst makam/makamlara sunmak.

 Faaliyet raporu, iç denetim, stratejik plan çalışmalarına katılmak, sonuçlarını takip ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak.

 Yüksekokulda özlük hakları, akademik ve idari personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma gibi personel işlerinin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlamak.

 Kurum içi ve kurum dışından gelen evrakın havalesini yaparak kaydedilmesini ve birim içi yönlendirilmesini sağlamak.

 Yüksekokul bünyesinde arşiv düzenini sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak.

 Yüksekokul için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından yapılmasını sağlamak.

 Gerçekleştirme görevlisi olarak mali işleri yürütmek.

 Sorumlu olduğu birime ait binaların bakım, onarım, ısınma, aydınlatma ve temizlik işlerinin yürütülmesini sağlamak.

 Yüksekokul bütçesinin harcama planının yapılmasını sağlamak.

 Yönetmelik ve kanun değişikliklerini takip ederek değişikliklerle ilgili birimleri bilgilendirmek.

 Yüksekokula gelen afişlerin, yönetimden izin alınmak kaydıyla ilan edilmesini sağlamak.

 Öğrenci belgesi, askerlik tecil belgesi, mecburi hizmet belgesi, görev belgesi, evrak sureti ve benzeri resmi evrakın onay ve tasdikini yapmak.

 İdari çalışmalar ve eğitim-öğretim faaliyetlerinde kullanılacak makine ve teçhizatı temin etmek.

 Yüksekokul tarafından düzenlenecek resmi açılış, tören ve öğrenci etkinliklerini organize etmek.

 Yüksekokul güvenliği ile ilgili önlemleri almak ve ilgililere bildirmek.

 Sivil savunma çalışmalarına katılmak ve denetlemek.

 Personel arasında uyum, saygı ve iş birliğini tesis edecek önlemleri almak.

 İdari personel arasında iş bölümü yaparak personele uyumlu ve verimli bir çalışma ortamı sağlamak.

 Sorumlu olduğu birimdeki personele aidiyet duygusu ve kurum kültürü kazandırıcı etkinlikler planlamak ve düzenlemek.

 Personelin hizmet içi eğitimlere katılmalarını teşvik etmek ve sağlamak.

 İdari personele ödül ve teşekkür belgesi verilmesi için üst makam/makamlara öneride bulunmak.

 Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

 Müdür ve Müdür Yardımcıları tarafından verilen diğer görevler ile görev alanı itibarıyla yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu

 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK

 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

 4857 sayılı İş Kanunu

 Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği