GÖREV TANIMI: Akademik Birim Sorumlusu Görev Tanımı

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Üst Makam: Şube Müdürü-Daire Başkanı-Genel Sekreter-Rektör Yardımcısı- Rektör

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 İlk kayıt (ÖSYM, Farabi, Özel Öğrenci, Erasmus, Mevlana, Orhun, Uluslararası Öğrenci, İkili Anlaşmalar vb.), yatay geçiş, dikey geçiş, çift ana dal ve yan dal işlemlerine ait kayıt süreçlerini yürütmek/teknik destek vermek.

 Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) üzerinden öğrenci kayıtlarını, mezuniyet işlemlerini yürütmek,

 Öğrenciler tarafından talep edilen tüm ıslak imzalı resmi belgeleri (öğrenci belgesi, transkript, mezuniyet belgesi, askerlik durum belgesi, mezuniyet geçici belgesi vb.) düzenlemek/teknik destek vermek.

 ÖBS’de ilişik kesme, kayıt dondurma ve yeniden başlatma taleplerine ilişkin işlemleri yürütmek/teknik destek vermek.

 ÖBS şifre talepleri ve kullanıcı adı işlemlerini yürütmek,

 Sorumlu olunan akademik birimdeki öğrencilerin kayıt dondurma taleplerini almak ve ilgili akademik birimin Yönetim Kuruluna sunmak,

 Merkezi öğrenci biriminin çalışma alanına giren (kayıt dondurma, özel öğrenci vb.) konularda ilgili akademik birim yönetim kuruluna öğrenci listelerini bildirmek,

 Öğrenci değişim programlarına ilişkin bilgileri sisteme işlemek/teknik destek vermek,

 Öğrenciler hakkında alınan kararlar ile intibak ve ders muafiyetlerine ilişkin işlemleri yürütmek/teknik destek vermek,

 Sorumlu olunan akademik birime dair öğrenci sayıları, başarı ve mezuniyet oranları ile Yükseköğretim Kurulu (YÖK) ve Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezine (ÖSYM) ilişkin istatistikleri içeren raporlar hazırlayarak üst makamlara sunmak,

 Öğrenci verilerindeki değişiklikleri Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS) üzerinden YÖK’e bildirmek,

 YÖKSİS üzerinden ASAL (Asker Alma Dairesi Başkanlığı) işlemlerini yürütmek/teknik destek vermek.

 Öğrenci dilekçelerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

 Öğrenciler hakkında resmi/özel kurum ve kuruluşlardan gelen yazıları değerlendirerek süreçlerini yürütmek,

 Öğrenciler tarafından teslim edilen belgeleri işlemleri tamamlandıktan sonra arşivlemek,

 Öğrenci işlerine ilişkin hususlarda sorumlu olunan akademik birimdeki öğrencilere/öğretim elemanlarına bilgilendirme yapmak,

 Sorumlu olunan akademik birime ilişkin ÖBS üzerinden yatay geçiş başvuru sürecini başlatmak ve yatay geçiş başvuru onay sürecinde ilgili bölüm başkanına rehberlik etmek,

 Sorumlu olunan akademik birime ilişkin yatay geçiş ve yaz okulu işlemlerini yürütmek,

 İkinci öğretim programlarına ait yüzde 10’luk başarı dilimine girmeye hak kazanan öğrencileri ve uluslararası üstün başarılı öğrencileri belirlemek ve bilgilerini ilgili akademik birim yönetim kurullarına iletmek, kontrollerini yapmak ve harç indirim işlemlerini gerçekleştirmek.

 Sorumlu olunan akademik birimdeki bölüm/programlarda dereceye giren öğrencileri tespit etmek,

 Mezuniyet aşamasındaki öğrencilerin işlemlerini, danışman ve bölüm başkanlığı onaylarını aldıktan sonra listeleri ilgili akademik birimin Yönetim Kuruluna sunmak,

 Mezun öğrencilere diploma defterini imzalatarak diplomalarını teslim etmek,

 Sorumlu olunan akademik birim öğrencilerinin/öğretim elemanlarının telefon, e-posta gibi iletişim kanallarını kullanarak ilettikleri talepleri ilgili mevzuat çerçevesinde yerine getirmek,

 Sorumlu olunan akademik birimlerin bölüm sekreterlikleriyle sürekli ve etkili iletişim kurarak ihtiyaçlara öneriler geliştirmek veya sorunlara çözümler üretmek,

 Burs, katkı payı ve öğrenim ücreti işlemlerini takip etmek ve sonuçlandırmak,

 Öğrenci konseyi ve temsilciliği işlemlerini yürütmek,

 Akademik takvimin hazırlanmasına katkı sunmak ve görüş bildirmek.

 Akademik birimlerden gelen talepler doğrultusunda, ÖBS üzerinden ders açma işlemlerini yürütmek/teknik destek vermek.

 Bologna süreci ile ilgili işlemleri yürütmek (program sorumlusu ve akademik birim sorumlusu tanımlarını yapmak).

 Harç iade işlemleri ve kontrolünü sağlamak.

 Yükseköğretim Bilgi Sisteminde (YÖKSİS) günlük teyitleşme işlemlerini yapmak.

 ÖBS ile ilgili yazışmaları yürütmek.

 YÖKSİS veri işlemlerini yürütmek/teknik destek vermek.

 Oryantasyon süreçlerine destek vermek.

 Görev ile ilgili paydaş birim sorumlularına bilgi ve eğitim vermek.

 Ders kayıtları ile ilgili işlemleri takip etmek.

 Ders kayıtlanma kontrolleri hakkında teknik destek vermek.

 Öğretim planı ve ders kataloğu tanımlamalarını yapmak/teknik destek vermek.

 Sınav tanımlama işlemlerinde teknik destek vermek.

 Öğrenci veri giriş ve güncellemelerinde teknik destek vermek.

 Ek ders işlemlerinde (hatalı hafta tanımlanması, ders birleştirmeleri ve eksik öğrenci sayısı) teknik destek vermek.

 Kurum dışı ders veren öğretim elemanlarının ek ders veri girişlerinde teknik destek vermek.

 Yoklama girişlerinde teknik destek vermek.

 Öğrenci ders seçimi, tekrar ders bağlantıları ve transkript gösterimi hakkında teknik destek vermek.

 Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) destek taleplerini takip etmek ve cevaplamak.

 Amirlerin vereceği diğer görevleri zamanında ve eksiksiz şekilde yerine getirmek.

ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİM PERSONELİ ÜNVANLAR

 Şef

 Bilgisayar İşletmeni

 Memur

 Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni

 İşçi

 Sözleşmeli Personel

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 Resmi Yazışma Hakkında Usul ve Esaslar

 YÖK Mevzuatı