KURUM İÇİNDEKİ YERİ:
Üst Makam: Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yardımcıları, Müdür, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Kurum dışından gelen telefonları ilgili birim ve kişilere bağlamak, kurum içi iletişimi sağlamak.
Müdür/Müdür Yardımcılarının telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek.
Yapılan faaliyetlerin istatistiklerini tutmak, gerekli durumlarda ve belirli dönemlerde raporlamak.
Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim elemanlarına bildirmek, gerekli çağrıları yapmak.
Müdür/Müdür Yardımcılarının odalarına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Müdür/Müdür Yardımcıları olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak.
Makam odalarının temizlik ve havalandırma işlerini yapmak/yaptırmak.
Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıları Müdür/Müdür Yardımcılarına hatırlatmak.
Konferans salonları ve benzeri çok amaçlı salon ve mekânların koordinasyonunu ve hazırlanmasını sağlamak.
Müdürlük tarafından yapılan duyuruların, akademik ve/veya idari personele e-posta yoluyla iletilmesini sağlamak.
Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.
Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yardımcıları veya Müdürün onayı olmadan kişilere bilgi, belge ve malzeme vermekten kaçınmak.
Yüksekokul ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.
Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak.
Yapılan iş ve işlemlerde üst yöneticileri bilgilendirmek, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklamak.
Birim içerisindeki bütün alanların işlevselliğinin devamlılığını sağlamak.
Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatı bilmek, iş ve işlemleri mevzuata uygun olarak yapmak, mevzuattaki güncellemeleri takip etmek ve uygulamak.
İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek.
Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususlara dikkat etmek.
Görev alanında karşılaşılan herhangi bir uyumsuzluk veya sorunu amirlerine bildirmek.
Görev alanında arızalandığı tespit edilen cihazların onarımının sağlanması amacıyla sorumluya bildirmek.
Sorumlu bulunduğu alanlardaki mal ve malzemeleri korumak, kaynakların verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.
Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
Müdür, Müdür Yardımcıları ve Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevler ile görev alanı itibarıyla yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.
Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.
MÜDÜR SEKRETERİ ÜNVANLAR
Bilgisayar İşletmeni
İşçi
Memur
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni
Sözleşmeli Personel
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
4857 sayılı İş Kanunu
Başbakanlık 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Genelge
Resmi Yazışma Hakkında Usul ve Esaslar
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
YÖK Mevzuatı