KURUM İÇİNDEKİ YERİ:
Üst Makam: Meslek Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yardımcıları, Müdür, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Üniversitenin Kalite Yönetim Sistemi tarafından oluşturulmuş ve çalışma alanı ile ilgili olan tüm prosedür ve talimatları bilmek ve uygulamak.
Evrak birimine gelen her türlü belgenin, geliş şekline bakılmaksızın ÜBYS uygulamasını kullanarak kayıt ve takibini yapmak.
Süreli veya süresiz basılı yayımlar hariç; gelen belgeleri, taranmasına engel bulunmayan ekleriyle birlikte tarayarak elektronik ortama aktarmak.
Kapalı zarf ile "Gizli", "Çok Gizli", "Kişiye Özel", "Hizmete Özel" şeklinde gelen belgeleri teslim almak ve birim yöneticisine sunmak.
Kurum dışından gelen bu tür belgeleri müdüre sunmak üzere Meslek Yüksekokul Sekreterine arz etmek, havalesi yapıldıktan sonra ÜBYS’de kayda almak.
Akademik ve idari birimlere, gizli yazışmalar dışında elden ya da posta ile gelen yazıları teslim almak, tarayarak sisteme dâhil etmek ve yetkili kişiye havale etmek.
Asıl nüshası, evrak referans numarası ile daha sonra gönderilen evrakın, mükerrer kayıt girişini engellemek için referans numarası bilgisi üzerinden ÜBYS kaydının olup olmadığını kontrol etmek; kaydı olan evrakın ilgili birimlere sadece fiziksel dağıtımını yapmak.
ÜBYS kaydı yapılan ve elektronik ortama aktarılan evrak ile ÜBYS üzerinden gelen diğer kurum içi ve kurum dışı evrakları işlem yapılmak üzere ilgili birimlere havale etmek.
ÜBYS üzerinden, evrakın iade edilmesi gereken durumlarda bilgi notu ekleyerek evrakı ilgili birime iade etmek; iadesi mümkün bulunmayan yazıları ilgili birime üst yazı ile göndermek.
Kurum adına yapılan çalışmalarla ilgili tüm bilgilerin gizliliğini ve belgelerin güvenliğini sağlamak.
Tüm uygulama ve işlemleri etik kurallar doğrultusunda yapmak ve yapılmasını sağlamak.
Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
Müdür, Müdür Yardımcıları ve Meslek Yüksekokul Sekreteri tarafından verilen diğer görevler ile görev alanı itibarıyla yürütmekle yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.
Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.
GENEL EVRAK SORUMLUSU ÜNVANLAR
Bilgisayar İşletmeni
İşçi
Memur
Şef
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni
Sözleşmeli Personel
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER
657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
Üniversitelerde Akademik Teşkilat Yönetmeliği
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Yönetmeliği
Elektronik İmza Kanunu'nun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik