GÖREV TANIMI: GENEL EVRAK SORUMLUSU

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Üst Makam: Fakülte Sekreteri, Dekan Yardımcıları, Dekan, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi tarafından oluşturulmuş ve çalışma alanı ile ilgili olan tüm prosedür ve talimatları bilmek ve uygulamak.

 Evrak birimine gelen her türlü belgenin, ÜBYS uygulamasını kullanarak kaydını ve takibini yapmak.

 Süreli veya süresiz basılı yayımlar hariç; gelen belgeleri, taranmasına engel bulunmayan ekleriyle birlikte tarayarak elektronik ortama aktarmak.

 Kapalı zarf ile “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel” şeklinde gelen belgeleri teslim almak ve açılmadan ilgili yöneticiye sunmak.

 Kurum dışından gelen belgeleri dekana sunmak üzere fakülte sekreterine arz etmek, havalesi yapıldıktan sonra ÜBYS’de kayda almak.

 Akademik ve idari birimlere, gizli yazışmalar dışında elden ya da posta ile gelen yazıları teslim almak, tarayarak sisteme dâhil etmek ve yetkili kişiye havale etmek.

 Asıl nüshası, evrak referans numarası ile daha sonra gönderilen evrakın, mükerrer kayıt girişini engellemek için referans numarası bilgisi üzerinden ÜBYS kaydının olup olmadığını kontrol etmek, kaydı olan evrakın ilgili birimlere sadece fiziksel dağıtımını yapmak.

 ÜBYS kaydı yapılan ve elektronik ortama aktarılan evrak ile ÜBYS üzerinden gelen diğer kurum içi ve kurum dışı evrakları, işlem yapılmak üzere ilgili birimlere havale etmek.

 ÜBYS üzerinden; evrakın iade edilmesi gereken durumlarda bilgi notu ekleyerek evrakı ilgili birime iade etmek, iadesi mümkün bulunmayan yazıları ilgili birime üst yazı ile göndermek.

 Kurum adına yapılan çalışmalarla ilgili tüm bilgilerin gizliliğini ve belgelerin güvenliğini sağlamak.

 Yöneticiler tarafından yazılı veya sözlü olarak verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

 Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterince verilen diğer görevleri yerine getirmek ve görev alanı itibariyle yürütmekte yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.

GENEL EVRAK SORUMLUSU ÜNVANLAR

Bilgisayar İşletmeni

İşçi

Memur

Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni

Sözleşmeli Personel

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu