GÖREV TANIMI: DEKAN SEKRETERİ

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Üst Makam: Fakülte Sekreteri, Dekan Yardımcıları, Dekan, Genel Sekreter, Rektör Yardımcıları, Rektör

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 Kurum dışından gelen telefonları ilgili birim ve kişilere bağlamak, kurum içi iletişimi sağlamak.

 Dekanın/Dekan Yardımcılarının telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek.

 Yapılan faaliyetlerin istatistiklerini tutmak, gerekli durumlarda ve belirli dönemlerde raporlamak.

 Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında ilgili personele bildirmek, gerekli çağrıları yapmak.

 Dekanın/Dekan Yardımcılarının odalarına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Dekan/Dekan Yardımcıları olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak.

 Makam odalarının temizlik ve havalandırma işlerini yapmak/yaptırmak.

 Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Fakülte Kurulu ve Fakülte Yönetim Kurulu gibi önemli toplantıları Dekana/Dekan Yardımcılarına hatırlatmak.

 Konferans salonları ve benzeri çok amaçlı salon ve mekânların koordinasyonunu ve hazırlanmasını sağlamak.

 Dekanlık tarafından yapılan duyuruların, akademik ve/veya idari personele e-posta yoluyla iletilmesini sağlamak.

 Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.

 Fakülte Sekreteri, Dekan Yardımcıları veya Dekanın onayı olmadan kişilere bilgi, belge ve malzeme vermekten kaçınmak.

 Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.

 Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak.

 Yapılan iş ve işlemlerde üst yöneticileri bilgilendirmek, yapılamayan işleri gerekçeleri ile birlikte açıklamak.

 Birim içerisindeki tüm alanların işlevselliğinin devamlılığını sağlamak.

 Kanun, yönetmelik ve diğer mevzuatı bilmek, iş ve işlemleri mevzuata uygun olarak yapmak, mevzuattaki güncellemeleri takip etmek ve uygulamak.

 İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içerisinde çalışmaya özen göstermek.

 Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususlara dikkat etmek.

 Görev alanında karşılaşılan herhangi bir uyumsuzluk veya sorunu amirlerine bildirmek.

 Görev alanında arızalandığı tespit edilen cihazların onarımının sağlanması amacıyla sorumluya bildirmek.

 Sorumlu bulunduğu alanlardaki mal ve malzemeleri korumak, kaynakların verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.

 Yöneticiler tarafından yazılı veya sözlü olarak verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

 Dekan, Dekan Yardımcıları ve Fakülte Sekreterince verilen diğer görevleri yerine getirmekle ve görev alanı itibariyle yürütmekte yükümlü bulunduğu hizmetlerin yerine getirilmesinden dolayı amirlerine karşı sorumludur.

Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.

SEKRETER ÜNVANLARI

Bilgisayar İşletmeni

İşçi

Memur

Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni

Sözleşmeli Personel

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 Başbakanlık 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Genelge

 Resmî Yazışma Hakkında Usul ve Esaslar

 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

 YÖK Mevzuatı