GÖREV TANIMI: Fakülte Sekreteri/Yüksekokul Sekreteri/Meslek Yüksekokulu Sekreteri

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Üst Makam: Dekan/ Yüksekokul Müdürü/Meslek Yüksekokulu Müdürü

GÖREVİN KISA TANIMI

Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu idari personelin karşılıklı iş birliği ve uyum içerisinde etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak çalışmalarını sağlamak.

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

 Sorumluluğundaki işleri düzenli ve uyumlu bir şekilde mevzuata uygun olarak planlamak, yürütmek, koordine etmek ve denetlemek,

 Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gündemini hazırlatmak ve toplantılarına katılmak,

 Sorumlu olduğu birime ait her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek, gerekli durumlarda yeniden düzenlemesini yaptırmak,

 Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulunun idari bürolarında görevlendirilecek personel hakkında üst makama/makamlara öneride bulunmak,

 Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulun kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmalarını belirlenen iş akışı içinde yürütmek,

 Eğitim-öğretim ve personel ile ilgili istatistikleri tutmak ve güncellemek,

 Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin uygulama ve ödenekleri takip etmek, gerekli bilgi, belge ve dosyaların arşivlenmesini sağlamak,

 Akademik ve idari personel ile ilgili beyannamelere dair süreçleri yürütmek,

 İdari personeli denetlemek, personelin çalışma şartlarını iyileştirmek, aralarındaki karşılıklı uyum, saygı ve iş birliğini artırıcı önlemleri almak,

 İdari personel arasında iş bölümü yaparak personele etkin olabilecekleri uyumlu ve verimli bir çalışma ortamı sağlamak,

 İdari personele aidiyet duygusu ve kurum kültürü kazandırıcı etkinlikler planlamak ve düzenlemek,

 İdari personelin performanslarını değerlendirerek bunları artırmak için gerekli önlemleri almak ve gerektiğinde personeli birim içi rotasyona tabi tutmak,

 İdari personelin hizmet içi eğitimlere katılmalarını teşvik etmek ve sağlamak,

 İdari personele ödül ve teşekkür belgesi verilmesi için üst makam/makamlara öneride bulunmak,

 İdari personelin yıllık izinlerini planlamak, onaylamak ve üst makam/makamlara sunmak,

 Üniversitenin stratejik planları ve kalite çalışmaları kapsamında gerekli faaliyetleri yürütmek,

 Birim içi iç denetim, değerlendirme ve faaliyet raporu ile stratejik plan hazırlama çalışmalarına katılmak, bunların sonuçlarını takip ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmalarını sağlamak,

 İç kontrol standartları ve uyum eylem planının hazırlanmasında komisyon üyeliği görevini yürütmek,

 Sorumlu olduğu akademik birimin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımını planlamak ve yapmak, bunların demirbaş kayıtları ile ambar giriş ve çıkışlarının yapılmasını sağlayarak süreci takip etmek,

 Sorumlu olduğu akademik birime ait mali yıl bütçe hazırlıklarını yapmak, bu kaynakların yıl içerisinde etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak,

 Sorumlu olduğu akademik birime ait binaların güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri almak,

 Sorumlu olduğu akademik birime ait binaların bakım onarımı, ısınma, aydınlatma ve temizlik işlerinin yürütülmesini sağlamak,

 Kısmi zamanlı çalışma programı ve İŞKUR Gençlik Programı kapsamında istihdam edilen öğrencilerin günlük devam durumlarını takip etmek, puantajlarını düzenlemek ve ilgili süreçleri mevzuata uygun şekilde yürütmek,

 Öğrenciler tarafından talep edilen tüm e-imzalı resmi belgeleri (öğrenci belgesi, transkript, mezuniyet belgesi, askerlik durum belgesi vb.) imzalamak,

 Mevzuatın takibini yapmak ve uygulanmasını sağlamak,

 Sivil savunma çalışmalarına katılmak,

 Üst makam/makamların vereceği diğer görevleri yapmak.

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu

 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu

 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında KHK

 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

 Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği