GÖREV TANIMI: Birim Personeli Görev Tanımı
KURUM İÇİNDEKİ YERİ
Üst Makam: Müdür Yardımcısı, Müdür
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden ve fiziksel olarak gelen-giden evrakları kaydetmek; havale edilen evrakı ilgililere göndermek.
Görev alanı ve merkezin personeline ilişkin yazışmaların düzenlenmesi, takibi, dosyalanması ve arşivlenmesi faaliyetlerini yürütmek.
İmzalanan evrakların ilgili yerlere zimmet, posta, e‑posta veya faks ile gönderilmesini sağlamak.
Yönetim Kurulu toplantı gündemini hazırlamak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak.
Yönetim Kurulunda raportörlük yapmak.
Gündeme alınan evrakları Merkez Müdürüne iletmek; kurul kararlarını yazarak ekleriyle birlikte ilgili yerlere göndermek.
Merkeze veya kişilere ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak; ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek.
Merkez Müdürünün onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek.
Merkez personelinin izin/görev/rapor dönüşü göreve başlama yazılarını takip etmek ve hazırlamak.
Tüm görevlendirmeleri, raporlu/izinli personeli ve işe başlama tarihlerini Personel Dairesi Başkanlığına bildirmek.
Merkezle ilgili raporları hazırlamak; bunlara temel teşkil eden istatistiki verileri tutmak.
Yıl sonlarında arşivlenecek evrakları ayırmak; süresi dolanları zamanında imha etmek veya geri kazandırma için yetkili kuruluşlara teslim etmek.
Faaliyetleri hakkında üstüne düzenli bilgi vermek; sorunları raporlamak ve sistemin daha sağlıklı işlemesi için önerilerde bulunmak.
Görevle ilgili süreçleri Üniversitenin Kalite Politikası ve Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, kalite hedefleri ve prosedürlerine uygun yürütmek.
Bağlı bulunduğu yönetici veya üst yöneticilerin görev alanıyla ilgili vereceği diğer işleri, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uygun olarak yapmak,
Birim personeli, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Müdüre karşı sorumludur.
BİRİM PERSONELİ ÜNVANLAR
Bilgisayar İşletmeni
İşçi
Memur
Şef
Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni
Sözleşmeli Personel
GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER:
657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu
Resmi Yazışma Hakkında Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
Arşiv Yönetmeliği