GÖREV TANIMI: Öğrenci Bilgi Sistemi Personeli Görev Tanımı

KURUM İÇİNDEKİ YERİ

Üst Makam: Şube Müdürü- Daire Başkanı-Genel Sekreter-Rektör Yardımcısı-Rektör

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR

 Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) işlemlerini yürütmek ve takibini sağlamak.

 Yeni açılan akademik birimleri sisteme tanımlamak.

 Bologna süreci ile ilgili işlemleri yürütmek (program sorumlusu ve akademik birim sorumlusu tanımlarını yapmak).

 Harç veri girişini ve borçlandırma işlemlerini gerçekleştirmek.

 Yükseköğretim Bilgi Sisteminde (YÖKSİS) günlük teyitleşme işlemlerini yapmak.

 Akademik takvimi ve eğitim-öğretim yılı hafta tanımlarını sisteme girmek.

 Öğrencilerin yıl/dönem artırımlarını dönem sonlarında gerçekleştirmek.

 Genel tanımlama işlemlerini ve not sistemlerini sisteme tanımlamak.

 Yükseköğretim Kurumları Sınavı (YKS) Kayıt Kılavuzunu hazırlamak.

 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM) ile yerleşen öğrencileri sisteme aktarmak ve kontrollerini sağlamak.

 Yüzde 10 hesaplamalarını ve kontrollerini yapmak; harç indirim işlemlerini gerçekleştirmek.

 ÖBS ile ilgili yazışmaları yürütmek.

 Oryantasyon süreçlerine destek vermek.

 Kurumsal Değerlendirme sitesinde yer alan öğrenci istatistiklerini takip etmek.

 Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi (ÜBYS) destek taleplerini takip etmek ve cevaplamak.

 ÖBS’de yer alan teknik sorunları veya geliştirme taleplerini yüklenici firmaya bildirmek.

 Görev ile ilgili paydaş birim sorumlularına bilgi ve eğitim vermek.

İstatistiki bilgileri hazırlamak:

 Malî istatistikleri hazırlamak.

 YÖK istatistiklerini hazırlamak.

 ÖSYM istatistiklerini hazırlamak.

 Öğrenci sayıları ile ilgili talep edilen istatistikleri hazırlamak.

ÖBS ile ilgili teknik destek vermek:

 Ders kayıtları ile ilgili işlemleri takip etmek.

 Ders kayıtlanma kontrolleri hakkında teknik destek vermek.

 Ders açma işlemlerinde teknik destek vermek.

 Öğretim planı ve ders kataloğu tanımlamalarında teknik destek vermek.

 Sınav tanımlama işlemlerinde teknik destek vermek.

 Öğrenciler için ÖBS kullanıcı tanımı ve şifre işlemlerini gerçekleştirmek.

 Öğrenci veri giriş ve güncellemelerinde teknik destek vermek.

 ÇAP/Yandal başvuru süreçlerinde teknik destek vermek.

 Yatay geçiş başvuru süreçlerinde teknik destek vermek.

 Enstitü başvurularında teknik destek vermek.

 Ek ders işlemlerinde (hatalı hafta tanımlanması, ders birleştirmeleri ve eksik öğrenci sayısı) teknik destek vermek.

 Kurum dışı ders veren öğretim elemanlarının ek ders veri girişlerinde teknik destek vermek.

 Mezuniyet işlemlerinde teknik destek vermek.

 Yoklama girişlerinde teknik destek vermek.

 Öğrenci belge talepleri süreçlerinde teknik destek vermek.

 İlişik kesme süreçlerinde teknik destek vermek.

 Akademik birimlere istatistiki veri hazırlamada teknik destek vermek.

 YÖKSİS ASAL işlemlerinde teknik destek vermek.

 YÖKSİS veri işlemlerinde teknik destek vermek.

 Öğrenci intibak ve muafiyet işlemleri hakkında teknik destek vermek.

 Öğrenci ders seçimi, tekrar ders bağlantıları ve transkript gösterimi hakkında teknik destek vermek.

 Öğrenci değişim bilgilerini sisteme işlemek hakkında teknik destek vermek.

Diğer görevler:

 Günlük ve takipli yazıları hazırlamak.

 Akademik takvimi hazırlamak.

 Yönetmelik ve yönerge çalışmalarını yürütmek.

 Birimle ilgili raporları (Faaliyet Raporları, BİDR vb.) hazırlamak.

 Görevle ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek.

 Birimdeki evrakları arşivlemek ve dosyalamak; arşiv düzenini, gizliliğini, bakımını ve korunmasını sağlamak.

 oidb@kastamonu.edu.tr adresine gelen e-postaları takip etmek; canlı destek hattına gelen soruları yanıtlamak; Teams grubunu ve Resmî Gazete’yi takip etmek; idare tarafından verilecek diğer iş ve işlemleri yürütmek.

Not: Birim yöneticileri ilgili personele yukarıda yer alan görevlere ek olarak ünvanı çerçevesinde Türkiye İş Kurumu’nun internet adresinde (https://esube.iskur.gov.tr/meslek/meslek.aspx) yer alan görev tanımları çerçevesinde ek görevler verebilir.

ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİM PERSONELİ ÜNVANLAR

Bilgisayar İşletmeni

İşçi

Memur

Şef

Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni

Sözleşmeli Personel

GÖREVİN GEREKTİRDİĞİ NİTELİKLER

 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.