1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Üniversitemizin sunmuş olduğu hizmetlerde veya ürünlerde tespit edilen uygunsuzluklarla ilgili olarak yapılacakları ve sorumlulukları belirlemektir.

2. KAPSAM

Bu prosedür üniversitemizin tüm birimlerini ve Kalite Yönetim Sistemi kapsamında sunulan ürün ve hizmet uygunsuzluklarını kapsar.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Uygun olmayan ürün ve hizmet: Yasal şartlara, sözleşme şartlarına, Kalite Yönetim Sistemi şartlarına ve müşteri beklentilerine uygun olmayan ürün ve hizmettir.

Düzeltme: Saptanmış uygunsuzluğun en kısa sürede giderilmesidir.

Düzeltici Faaliyet: Potansiyel ya da saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer potansiyel durumların ortadan kaldırılması, önlenmesi için yapılan faaliyettir.

YGG: Yönetim Gözden Geçirme

KYS: Kalite Yönetim Sistemi

4. SORUMLULAR

Tüm Birimler

5. UYGULAMA

4.1. Uygun Olmayan Ürünün Ve Hizmetin Tespiti

4.1.1. Dışarıdan Temin Edilen Ürünün/Hizmetin ve Yapım İşinin Kabulü Esnasında Yapılan Tespitler

Dış tedarikçilerden temin edilen ürünlerin, hizmetlerin ve yapım işlerinin kabul işlemleri,

Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği

hükümlerine göre yapılır ve sürece 4734 ve 4735 sayılı kanun hükümlerine göre devam edilir. Tespit edilen uygunsuzluklar PRS 4.1. Satın Alma Sürecinde belirtilen şekilde kayıt altına alınır ve uygunsuzluklar düzeltilip KYS-FRM-379 Düzeltme Formu ile uygun olmayan ürün ve hizmet olarak kaydedilir.

4.1.2. Depolama Sürecinde Yapılan Tespitler

Depolama şartları, depo ve sevkiyat hareketleri vb. sebeplerden dolayı kullanılamayacak derecede bozulan, deforme olan ürünlerin/materyallerin tespit edilmesi halinde Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre işlem yapılır. Yapılan düzeltmeler KYS-FRM-379 Düzeltme Formu ile uygun olmayan ürün ve hizmet olarak kaydedilir.

4.1.3. Üretim ve Hizmet Sunumu Süreçlerinde Yapılan Tespitler

Ürünün ve hizmetin sunumu esnasında, öncesinde veya sonrasında tespit edilen uygunsuzluklar, faaliyeti gerçekleştiren birimler tarafından derhâl düzeltilir ve ürünü veya hizmeti alan taraf bilgilendirilir. Sunum gerçekleşmemiş ise uygun olmayan ürünün ve hizmetin sunumu önlenir. Düzeltme işlemi KYS-FRM-379 Düzeltme Formu ile uygun olmayan ürün ve hizmet olarak kaydedilir.

4.1.4. Paydaş Geri Bildirim Tespitleri

Paydaş geri bildirimleri sonucu tespit edilen uygun olmayan ürün ve hizmetlerle ilgili olarak, tespit edilen uygunsuzluklar düzeltme işleminin ardından KYS-FRM-379 Düzeltme Formu ile uygun olmayan ürün ve hizmet olarak kaydedilir. Tekrar eden uygunsuzlar olursa KVYS yazılımı Düzeltici Faaliyet modülü üzerinde faaliyet başlatılır.

4.1.5. İç Tetkik Esnasında Yapılan Tespitler

İç tetkik esnasında yapılan tespitler için tetkikçi düzeltme veya düzeltici faaliyet yapılmasına dair kararı verir. Eğer düzeltme faaliyeti gerçekleşecekse KYS-FRM-379 Düzeltme Formu ile kayıt altına alınır. Fakat düzeltici faaliyet yapılması gerekiyorsa KVYS yazılımı Düzeltici Faaliyet Modülü üzerinden faaliyet başlatılır.

4.2. Uygun Olmayan Ürünün ve Hizmetin Değerlendirilmesi

Tespit edilen uygun olmayan ürün/hizmet ile ilgili yapılacak düzeltme faaliyetleri ilgili birim tarafından KYS-FRM-379 Düzeltme Formu üzerinden gerçekleştirilir. Her birim ile ilgili tespit edilen uygun olmayan ürün/hizmet raporlarını değerlendirmek ve YGG toplantısında sunmak üzere Kalite Koordinatörlüğüne bildirir.

6. REFERANS DOKÜMANLAR

KYS-PR-004 Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Prosedürü

KYS-FRM-117 İç Tetkik Raporu

KYS-FRM-379 Düzeltme Formu

KYS-FRM-124 Düzeltici Faaliyet Formu

PRS-4.1. Satın Alma Süreci