1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Üniversitemizde ISO-9001:2015 standardı kapsamında Kalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesi, etkin ve sürekli olarak devam ettirilmesi ve bu sistemin kalite politikası ve hedeflerine uygun olarak varlığını sürdürebilmesi için kalite sisteminin periyodik olarak incelenmesi ve değerlendirilmesidir.

2. KAPSAM

Üst Yönetim, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan ve doğrudan etkileyen tüm birimler, faaliyetler ve öneriler kapsam dâhilindedir.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Üst Yönetim : Rektör/Rektör Yardımcıları/Genel Sekreter

Birim Yöneticisi : Dekan/ Müdür/ Genel Sekreter/ Daire Başkanı

KYS: Kalite Yönetim Sistemi

YGG: Yönetimin Gözden Geçirmesi

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Üst Yönetim, Birim Yöneticileri ve Kalite Koordinatörlüğü bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. Yönetimin gözden geçirme toplantılarına aşağıda belirtilen sorumlu yöneticiler katılır.

 Üst Yönetim

 Rektör/ Rektör Yardımcıları

 Genel Sekreter

 Kalite Koordinatörü/ Kalite Koordinatörü Yardımcıları

 Fakülte Dekanları

 MYO / YO Müdürleri

 Enstitü Müdürleri

 Daire Başkanları/Şube Müdürleri

5. UYGULAMA

Kastamonu Üniversitesi Kalite Yönetim sistemi yılda en az bir kez YGG toplantısında değerlendirilir. Kalite Koordinatörlüğünün önerisiyle toplantı sayısı artırılabilir. Toplantıda Kastamonu Üniversitesi bünyesinde yürütülen KYS kapsamındaki faaliyetler KYS’ ne dâhil tüm birimlerin katıldığı bir toplantıda değerlendirilir.

Toplantıda Görüşülen Konular:

 Önceki yönetim gözden geçirmelerinde karar alınan faaliyetlerin durumu,

 Kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler,

 Risk ve fırsatların belirlenmesi (bk. Madde 6.1) için gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği,

 İyileştirme için fırsatlar

 Aşağıdakilerle ilgili eğilimler dâhil, kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi:

 Müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler,

 Kalite hedeflerine erişme derecesi,

 Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu,

 Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,

 İzleme ve ölçme sonuçları,

 Tetkik sonuçları,

 Dış tedarikçilerin performansı,

 Kaynakların yeterliği.

YGG toplantılarının yer ve zamanı ile gündemi toplantı tarihinden en az 5 gün önce katılımcılara gönderilir. Yönetimin gözden geçirmesi iki aşamada gerçekleştirilir.

Birinci aşamada ilgili birimlerdeki KYS kapsamında yürütülen faaliyetlerin Kalite Komisyonları aracılığıyla gözden geçirilmesi sağlanarak KYS-RPR-001 Kalite Yönetim Sistemi Birim Performans Raporu, Birim Kalite Komisyonları tarafından hazırlanır. Hazırlanan raporlar toplantı öncesinde Kalite Koordinatörlüğüne resmi yazı ile iletilir. Üst yönetimin de katıldığı toplantıda belirtilen gün ve saatte birim yöneticisi ya da belirlediği yönetici yardımcısı tarafından Kalite Yönetim Sistemi Birim Performans Raporu sunulur. Toplantıda görüşülen konular ve alınan tavsiye kararlar, öneriler ve talepler Kalite Koordinatörlüğü personelleri tarafından kayıt altına alınır. Ardından, Tüm birimlerden gelen raporlar/sunumlar değerlendirildikten sonra toplantıda görüşülen konular ve alınan tavsiye kararlar, öneriler ve talepler doğrultusunda KYS-RPR-002 Yönetimin Gözden Geçirme Raporu (YGG) hazırlanır.

Yönetimin gözden geçirme toplantılarının ikinci aşaması Üniversite yönetiminin gözden geçirmesi ile YGG toplantısının bitiminden bir ay içerisinde gerçekleşir. Üst yönetim ile kalite koordinatörü, koordinatör yardımcısı ve ofis personellerinin katılımı ile gerçekleştirilen toplantıda KYS-RPR-002 YGG Raporu değerlendirilir. Gerekli olması hâlinde ilgili akademik ve idari birim yöneticileri de gerçekleştirilen toplantıya davet edilebilir. Üst yönetimle yapılan görüşmelerin ardından son hâlini alan KYS-RPR-002 YGG Raporu, tüm birimlere resmi yazı ile iletilir ve böylece birimler süreç hakkında bilgilendirilmiş olur. Böylece kurulan iki aşamalı yönetimin gözden geçirme yapısı ile akademik ve idari birimlerdeki tüm yöneticilerin KYS’nin amaca uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini güvence altına alması sağlanır.

6. REFERANS DOKÜMANLAR

 KYS-FRM 131 Toplantı Katılım Formu

 KYS-FRM 132 Toplantı Gündem Maddeleri Formu

 KYS-RPR-001 Kalite Yönetim Sistemi Birim Performans Raporu

 KYS-RPR-002 Yönetimin Gözden Geçirme Raporu