1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Üniversitemizin faaliyetlerinde ortaya çıkmış ve çıkabilecek uygunsuzlukların tespiti, bunların ortadan kaldırılması, önlenmesi ve kalite yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. Bu prosedür, Kastamonu Üniversitesi’nin tüm birimlerini ve Kalite Yönetim Sistemi’ne dahil tüm prosesleri kapsar.
2. KAPSAM
Bu prosedür, yürütülen tüm faaliyetlerle ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesini, risklerin önlenmesini ve iyileştirilmesini kapsar.
3. TANIMLAR
Uygunluk: Bir şartın (gerekliliğin) yerine getirilmesi.
Uygunsuzluk: Bir şartın (gerekliliğin) yerine getirilmemesi/getirilememesi.
Saptanmış (Mevcut) Uygunsuzluk : Uygunsuzluğun ortaya çıktığının tespit edilmiş olması.
Olası Uygunsuzluk: Henüz uygunsuzluğun ortaya çıkmadığı, fakat çıkma olasılığının bulunduğu durumdur.
Risk : Henüz uygunsuzluğun ortaya çıkmadığı, fakat çıkma olasılığının bulunduğu durum.
Düzeltme: Saptanmış uygunsuzluğun ve uygun olmayan ürünün/hizmetin en kısa sürede giderilmesidir.
Düzeltici Faaliyet: Potansiyel ya da saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer potansiyel durumların ortadan kaldırılması, önlenmesi için yapılan faaliyettir.
İyileştirici Faaliyet: Kalite yönetim sistemi ile ürün ve hizmetleri sürekli iyileştirmek amacıyla yapılan faaliyettir.
Kök Neden Analizi: Bir uygunsuzluğun nedenlerini bulmak için yapılan ve “neden?” sorusuna dayalı bir analiz yöntemidir.
DİF: Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet
4. UYGULAMA
4.1. Tespit Kaynakları
Kastamonu Üniversitesi, Kalite Yönetim Sistemi’ni mevzuata ve standartlara uygun olarak, stratejik amaçları ve politikaları doğrultusunda kalite hedeflerine ulaşmak ve paydaş memnuniyetini sağlamak üzere işletmektedir. Bu gerekliliklere dair olası veya mevcut tüm sapmalar uygunsuzluk olarak tanımlanır.
Saptanmış uygunsuzluklar, KYS-PR-014 Uygun Olmayan Ürün ve Hizmet Prosedürü, KYS-PR-003 İç Tetkik Prosedürü ve KYS-PR-011 Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü çerçevesinde; olası riskler ise KYS-PR-012 Risk Yönetimi Prosedürü çerçevesinde tespit edilip kayıt altına alınır.
Tespit edilen uygunsuzluklar için ilgili birim tarafından derhâl düzeltme yapılır. KVYS yazılımı ‘Düzeltici Faaliyetler’ modülü üzerinden kayıt altına alınır ve ilgili taraf bilgilendirilir. Sürecin ya da faaliyetin işleyişinde tespit edilen uygunsuzluğun tekrar veya başka bir yerde oluşmaması için nedenlerini ortadan kaldırmak amacıyla gerekli faaliyetler başlatılır.
Kalite yönetim sistemi ve mevzuat şartlarını karşılamanın yanı sıra gelecekteki ihtiyaç ve beklentiler de göz önünde bulundurularak ürün ve hizmetleri iyileştirmek, kalite yönetim sisteminin performans ve etkinliğini artırmak ve sürekli iyileştirmek amacıyla önemli değişiklikleri, yeniden yapılanmayı ve yenilikleri içeren eylemler için KVYS yazılımı ‘İyileştirici Faaliyetler’ modülü üzerinden gerekli faaliyetler başlatılır.
Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet ihtiyacı aşağıdaki durumlarda ortaya çıkabilir;
o Proses İzleme Kriteri Sonuçları’nın değerlendirilmesi sonucunda
o Paydaş Bildirimleri (Şikâyet, Öneri, Talep) sonucunda
o Yönetici ve personel değerlendirme ve tespitleri sonucunda (YGG dâhil)
o İç Denetim / İç Tetkik Faaliyeti sonucunda
o Dış Denetim ve Değerlendirme Faaliyeti sonucunda
o Risk Değerlendirme sonucunda (İş sağlığı ve güvenliği dâhil)
o Faaliyet kontrolleri sonucunda
4.2. Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi
Kalite Yönetim Sistemi’nde ortaya çıkan uygunsuzluğu veya iyileştirme fırsatını tespit eden paydaş, birimindeki Kalite Komisyonu ve birim KVYS Veri Giriş Sorumlusu ile görüşerek faaliyetlerin başlatılmasını sağlar. İlgili paydaş faaliyetler gerçekleştikçe KVYS Veri Giriş Sorumlusuna gerekli bilgi ve kanıtları, KVYS yazılımına kaydedilmesi için iletir. Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler gerçekleştirilip tamamlandıktan sonra modül üzerinden faaliyetin kapatılması için onay verilir ve bitirilir.
4.3. Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetlerinin Takibi
Kalite Koordinatörlüğü tarafından birimlerin açmış olduğu Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetleri KVYS yazılımı üzerinden takip edilmektedir ve 3 ayda bir genel olarak kontrolleri sağlanıp uygunsuzluk tespit edildiğinde birimlerle görüşülmektedir.
Birimlerin gerçekleştirdikleri düzeltici ve iyileştirici faaliyetler, Birim Performans Raporları ile değerlendirilir ve Yönetim Gözden Geçirme (YGG) toplantısında birim tarafından sunulur.
5. SORUMLULUKLAR
Bu prosedürün uygulanmasından birim yöneticileri, birim kalite komisyonları ve Kalite Koordinatörlüğü sorumludur.
6. REFERANS DOKÜMANLAR
2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
Düzeltici Faaliyet Formu KYS-FRM-124
İyileştirici Faaliyet Formu KYS-FRM-380
Birim Performans Raporu KYS-RPR-001