1.AMAÇ
Kalite Yönetim Sisteminin, yeterlilik, uygunluk ve etkinlik açısından, sistematik ve tarafsız olarak değerlendirilmesi için yöntem belirlemek.
2.KAPSAM
Bu prosedür; iç tetkikleri ve uygulama şekli kısmında belirtilen bölümlerin konu ile ilgili faaliyetlerini kapsar.
3.TANIMLAR
3.1 Tetkik: Kalite ile ilgili faaliyetlerin, sonuçların yeterlilik, uygunluk ve etkinlik açısından sistematik ve tarafsız olarak incelenmesidir.
3.2 İç Tetkikçi: Tetkiki gerçekleştirebilecek niteliklere sahip kişi.
3.3 Baş Tetkikçi : Tetkik ekibine liderlik yapabilecek ve tetkikçi niteliklerine sahip kişi.
3.4. Uygunsuzluk: İlgili kalite yönetim standardının gerekliliklerinin karşılanmaması veya karşılanmasında eksiklikler tespit edilmesi hâlinde objektif delillerle desteklenmek suretiyle kaydedilmesi gereken bulgulardır.
3.5. Objektif Delil: Tetkik süresince bulguları desteklemek için alınan her türlü kayıt.
3.6 Gözlem: Tetkik ekibi tarafından tespit edilen henüz uygunsuzluğa dönüşmemiş ancak dönüşme potansiyeli olan veya iyileştirmeye açık alanları belirten bulgulardır.
3.7 KVYS: Kastamonu Üniversitesi Kalite Veri Yönetim Sistemi.
4. UYGULAMA
4.1. Her yıl için en az bir defa Kalite Koordinatörlüğü tarafından tetkik planı hazırlanır. Tetkik planı;
Tetkik edilecek birim
Tetkikin sıklığı ve tarihi
İç Tetkikçiler
gibi bilgileri içerir. Üniversitemizde ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Eğitimini alan personeller tetkikçi olarak görev alırlar. Süreçlerin önemi, durumu ve geçmiş dönem tetkik sonuçları dikkate alınarak, yılda en az bir kez olmak üzere tetkik sıklığı belirlenir.
4.2. İç tetkikçiler ve tetkike gidecekleri birim KVYS’ye işlenmektedir. Aynı zamanda Kalite Koordinatörlüğü tarafından resmi yazı ile süreç sahipleri ve birim yöneticilerine dağıtılır.
4.3. Önemli kalite sorunları ve kurum şikâyetleri ortaya çıktığı takdirde, Kalite Koordinatörlüğü tarafından tetkik sıklığı arttırılır.
4.4. İç tetkikler, Kalite Koordinatörlüğü’nün belirlediği uygun niteliklere sahip ve tetkik edilen birimden bağımsız personel tarafından gerçekleştirilir.
4.5. Tetkikçiler aşağıda belirtilen niteliklere sahip olmalıdır;
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi eğitimi almış olmak
ISO 9001:2015 İç tetkikçi eğitimini tamamlamış olmak
4.6. Kalite Koordinatörlüğü, planlanan tetkik tarihinden en az 5 gün önce tetkikçileri belirleyerek görevlendirme yapar.
4.7. Tetkikçiler;
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemini
Tetkik edilecek birimin kalite sistem dokümantasyonunu
Bir önceki uygunsuzluk raporunu dikkate alarak, süreç bazında tetkik soru listesini gözden geçirir.
4.8. Tetkikin gerçekleştirilmesi;
Açılış Toplantısı : İç tetkikçiler tarafından tetkikin amacı, kapsamı, planlama ve sonuçların raporlanması hakkında bilgi verilir, varsa sorular cevaplandırılır. Toplantı katılım formu tüm katılımcılar tarafından imzalanır.
Tetkikin Yapılması: İç tetkikler, Kalite Yönetim Sistemi (KVYS) üzerinden yürütülmektedir. Tetkikçi, tetkik yapacağı birimi sistemden seçtiğinde, o birime özel sorular otomatik olarak karşısına çıkar. Tetkikçi bu soru listesini doldurduktan sonra sistem üzerinden tetkik raporunu hazırlar.
Ara Toplantı: Tetkik sonrasında tetkikçilerin kendi aralarında yaptığı bu toplantıda tespit edilen uygunsuzluklar görüşülerek kesinleştirilir ve iç tetkik raporu hazırlanır. Tetkik raporunda belirtilen her bir uygunsuzluk için tetkikçi tarafından düzeltme yapılması yeterli mi yoksa düzeltici ve iyileştirici faaliyet formu düzenlenmelidir kararı verilerek tetkik raporuna işlenir.
Kapanış Toplantısı: Tetkikçiler tarafından tetkikin kısa bir özeti yapılarak tespit edilen olumlu bulgular ve uygunsuzluklar açıklanır.
Tetkik raporu ile toplantı katılım formunun birer kopyası ilgili süreç sahibine / birim yöneticisine teslim edilir.
4.9. Alınan düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin takibi, ilgili tetkikçi tarafından faaliyetlerin tamamlanma tarihinden sonra takip tetkiki ile yapılır.
4.10. Takip Tetkiki sonucunda düzeltme ve düzeltici faaliyet etkin olarak uygulanmış ise düzeltici ve iyileştirici faaliyet formu kapatılır. Uygulanmamış ise ek bir süre daha verilerek takip tetkiki tekrarlanır.
4.11. KVYS üzerinden, iç tetkik soru listesi ve tetkik raporları Kalite Koordinatörlüğü tarafından kontrol edilir. Toplantı katılım formlarının orijinalleri tetkikçiler tarafından Kalite Koordinatörlüğüne en geç 5 gün içinde teslim edilir.
4.12. Kalite Koordinatörlüğü tarafından birim iç tetkik raporları incelenerek Üniversitemiz genelinde tetkik raporu oluşturulur ve yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında ele alınarak değerlendirilir.
4.13. İç tetkik ile ilgili kayıtlar, Kalite Yönetim Sisteminde (KVYS) ve Kayıtlarının Yönetimi Prosedürüne uygun olarak saklanır.
5. SORUMLULUK
Prosedürün uygulanmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur.
6. REFERANS DOKÜMANLAR
Kayıtların Kontrolü Prosedürü KYS-PR-002
İç Tetkik Planı KYS-PL-004
İç Tetkik Soru Listesi KYS-LS-005
İç Tetkik Raporu Formu KYS-FRM-117
İç Tetkik Toplantı Katılım Formu KYS-FRM-118
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Formu KYS-FRM-124