1.AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Kastamonu Üniversitesi’nde Kalite Yönetim Sistemi (KYS) içinde bulunan tüm dokümanların hazırlanması, kodlanması, onaylanması, yayınlanması, güncellenmesi ve/veya revize/iptal edilmesi ile ilgili yöntem ve sorumlulukları belirlemek ve kontrol altında tutmaktır.
2. KAPSAM
Bu prosedür, Kastamonu Üniversitesi’nde Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm dokümanları kapsar.
3. SORUMLULAR
Bu prosedürün hazırlanmasın ve yönetiminden Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Tüm doküman taleplerinde birim personelleri ve özellikle Birim Kalite Komisyonları yetkilidir. Kastamonu Üniversitesinde görev yapan tüm personel bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
4. TANIMLAR
4.1. Dokümante Edilmiş Bilgi : Kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı kullanabilecekleri kaynaklardır.
4.2. Kontrollü Doküman: KYS içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır. Üzerinde kırmızı renkli “ KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi veya filigran bulunmayan doküman kontrolsüz dokümandır.
4.3. Kontrolsüz Doküman: Güncellenmesine gerek olmayan ve sadece bilgi için verilen çoğaltılarak basılan yazılı dokümandır. Kontrolsüz dokümanların üzerinde kırmızı renkli “ KONTROLSÜZ KOPYA ” kaşesi veya filigran basılır.
4.4. Kullanım Dışı Doküman: Orijinal kontrollü doküman oldukları halde, revize edilmiş veya kullanımdan kaldırılmış üzerlerine mavi renkli "KULLANIM DIŞI DOKÜMAN" kaşesi veya filigran basılmış doküman.
4.5. Dış Kaynaklı Doküman: Kastamonu Üniversitesi dışında oluşturulan, Üniversitenin faaliyetlerini etkileyen, uyulması zorunlu veya ihtiyari olan dokümanlardır. (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler, Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.)
4.6. İç Kaynaklı Doküman: Üniversitemizin, faaliyetlerini gerçekleştirmede ihtiyaç duyduğu ve çalışma sistemi içerisinde kullanılması gereken Üniversitemizce oluşturulan dokümanlar.
4.7. Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyon yapısını, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi – Şartları standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
4.8. Prosedür: Bir faaliyeti veya sureci yerine getirmek için belirlenmiş yoldur. Süreçlerin (proseslerin) amacını ve kapsamını tanımlayan, işlerin (aktivitelerin) ne, neden, nerede, kim tarafından, nasıl ve ne zaman gerçekleştirildiğini anlatan dokümandır.
4.9.İş Akış Şeması : Bir faaliyetin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik olarak anlatan dokümandır.
4.10. Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını, ayrıntılı olarak açıklayan dokümanlardır.
4.11. Liste: Hazırlanan dokümanları sınıflayıp sıralayarak düzenlemeye yarayan destek dokümandır.
4.12. Plan: Bir süreç için uygulanacak faaliyetleri, hedefleri, hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntem ve unsurları, işlem sıralarını, bu faaliyetlerin kontrol metotlarını, özelliklerini, kaynak ve ekipman ihtiyaçlarını, uygunsuz sonuçla karşılaşıldığında uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.
4.13. Form: Tekrarlanan işlerde kullanılmak üzere KYS gereklerine uygun ve belirlenen formatta kalite kayıtlarını tutmak üzere, standartlaştırılmış, içeriği doldurulan dokümandır.
4.14. Analiz: Bir bulguyu ayrıntılı bir şekilde inceleyip sonuca ulaşma ve raporlama olarak kullanılan dokümanlardır.
4.15. Görev Tanımları: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 İş Kanunu, Kastamonu Üniversitesi yönetmelikleri vb. çerçevesinde personellerin görev yetki ve sorumluluklarının belirlendiği dokümandır.
4.16. Politika: Kastamonu Üniversitesinde yürütülen fonksiyonun kendisi için ne anlama geldiğini, hangi süreç ya da mekanizmaları içerdiğini, kısaca özetleyen üst yönetim tarafından resmi olarak kabul edilen, tüm personellerce bilinen dokümandır.
4.17. Proses: Birimlerin/bölümlerin performans parametrelerinin belirlenip takip edildiği dokümanlardır.
4.18. Yönetim Dokümanları: Birimlerin belirlemiş oldukları vizyon-misyonun yer aldığı dokümanlardır.
4.19. KVYS : Kalite Veri Yönetim Sistemi yazılımı
5. UYGULAMA
Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemi içerisinde oluşturulan tüm dokümanlar gözden geçirilir, güncel tutulur ve KVYS yazılımında kamuoyu ile paylaşılır. Hazırlanan/hazırlanacak ve var olan dokümanlar sistematik olarak kontrol, onay ve revizyon işlemlerine tabi tutulurlar. Hazırlanacak tüm dokümanlar alanında uzman, bilgi ve tecrübe sahibi kişiler tarafından hazırlanıp Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemine dâhil edilir.
5.1 Yeni Dokümanların Hazırlanması ve Yürürlüğe Alınması
Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile Kalite Koordinatörlüğü veya Birim Kalite Komisyonları tarafından belirlenir. Ayrıca tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Bu konudaki öneriler Birim Kalite Komisyonlarına veya doğrudan Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Yeni doküman hazırlanması/revizyon talepleri, kalite@kastamonu.edu.tr mail adresine mail göndererek veya Kalite Koordinatörlüğüne resmi yazı yazarak gerçekleştirilir. Ayrıca revizyon talepleri KVYS üzerinden de yapılabilmektedir. Genel olarak dokümantasyon, ilgili sürecin sorumlusu/sorumluları, Kalite Komisyonları veya Kalite Koordinatörlüğü ’nün görevlendireceği kişi/ekipler tarafından hazırlanması esastır.
Hazırlanan tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörlüğü tarafından gözden geçirilir ve onay aşamasından sonra KVYS yazılımı üzerinden yayınlanır. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibariyle yürürlüğe girer. Birimler güncel dokümanlara KVYS üzerinden ulaşır ve dokümanları kullanmadan önce KVYS üzerinden güncelliğini kontrol etmekle sorumludur.
Üniversite kalite yönetim sisteminde kullanılan tüm dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü tarafından KYS-LS-007 KYS Dokümantasyon Takip ve Kontrol Listesi kullanılarak listelenir. Tüm dokümanlar KVYS yazılımı ve bilgisayar ortamında Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir.
5.2. Dokümanların Yapısı
Dokümanlar, eğer yapısı uygun ise standart doküman formuna yazılırlar. Yapısı gereği bu formun kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Ancak, bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Bu bilgiler;
Kastamonu Üniversitesi Amblemi
Doküman Adı
Doküman No
Sayfa Sayısı
İlk Yayın Tarihi
Revizyon Tarihi
Revizyon No
5.3. Dokümanların Kodlanması
Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar aşağıda açıklanan yöntemle numaralandırılır.
KYS- XX - YYY - : Dokümanın cinsini açıklayan kod kısaltması - sıra numarası.
XX: Kod Kısaltması: Dokümanın cinsini tanımlayan kod kısaltmasıdır. Kastamonu Üniversitesi’nde tanımlanan dokümanlar aşağıdaki gibidir:
KEK: Kalite El Kitabı
PR: Prosedür
OŞ: Organizasyon Şeması
TL: Talimat
FRM: Form
İA: İş Akışı
PL: Plan
LS: Liste
DKK: Dış Kaynaklı Doküman
İKD: İç Kaynaklı Doküman
YD: Yönetim Dokümanları
ANL: Analiz
GT: Görev Tanımları
PO: Politika
PRS: Proses
YYY: Sıra Numarası: Aynı türdeki dokümanlara “01” den başlayarak KYS-LS-007 KYS Dokümantasyon Takip ve Kontrol Listesi üzerinden Kalite Koordinatörlüğü tarafından sırayla verilen numara.
5.4. Dokümanların Revizyonu (Değişiklik-Yenileme)
Birim Kalite Komisyonları veya birim personelleri, kullandıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği hususunu değerlendirirler. Revizyon talebinde bulunmak için, kalite@kastamonu.edu.tr mail adresine mail gönderibilir veya Kalite Koordinatörlüğüne resmi yazı yazabilirler. Ayrıca revizyon talepleri KVYS yazılımdaki ‘Revizyon Talebi’ modülü üzerinden de yapılabilmektedir. Kalite Koordinatörlüğü revizyon onayını, bu prosedürün 5.1. maddesi kapsamında yapmaktadır.
Bütün dokümanların ilk yayınında revizyon numarası 0 (sıfır) olarak verilir. Revizyon yapılan dokümanın revizyon no kısmına her revizyondan sonra 01, 02, 03, … şeklinde ardışık revizyon sıra numarası verilir. Revizyon tarih kısmına ise revizyon yapılan dokümanın yayınlandığı tarih yazılır.
Revizyonu ve yayınlanması onaylanmış doküman, bu prosedürün 5.1 maddesi kapsamında yayınlanır. Revize edilen dokümanların takibi, eski nüshaların kullanılmaması ile ilgili tüm sorumluluk dokümanın kullanıcısına aittir. Revizyonu talep eden birim dışındaki birimlerin işleyişini de etkileyen dokümanların revizyonu Kalite Koordinatörlüğü tarafından KVYS üzerinden yayınlanır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla KYS-LS-007 KYS Dokümantasyon Takip ve Kontrol Listesi kullanılır.
5.5. Dokümanların İptali
Kalite Yönetim Sistemleri içerisinde ihtiyaç duyulmayan ve gereksiz olan dokümanların yürürlükten kaldırılmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Dokümanların iptali için, ilgili Birim Kalite Komisyonu veya personeli iptal talebinde bulunur. Talep Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. İptal konusunda nihai karar verme yetkisi Kalite Koordinatöründedir.
5.6. İptal Edilen Dokümanların Arşivi
İptal edilmiş dokümanlar KVYS yazılımından silinerek yayından kaldırılır. Yürürlükten kaldırılan dokümanların orijinali Kalite Koordinatörlüğü tarafından kalite@kastamonu.edu.tr mail adresinin onedrive üzerindeki “İPTAL” klasörüne kaydedilir. İptal edilen dokümanın kod numaraları tekrar başka bir dokümana verilemez.
6. DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLARIN TAKİBİ
Dış kaynaklı dokümanlar (yönerge, yönetmelik, usul ve esaslar, formlar vb.) üniversitemiz dışındaki kurum ve kuruluşlarca oluşturulmuş dokümanlardır. Bu dokümanların revize edilmesi, güncelliği ve yayımlanması ilgili kurum ve kuruluşlarca yapılmaktadır. Kalite yönetim sistemi için gerekli dış kaynaklı dokümanlar web sayfasında T.C. Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi’ne bağlanmaktadır. Cumhurbaşkanlığı Mevzuat Bilgi Sistemi’nde Dış Kaynaklı dokümanların en güncel hali bulunduğu için revizyon/güncellik takibi yapılmasına gerek yoktur.
7. İÇ KAYNAKLI DOKÜMANLARIN TAKİBİ
Birimler, iç kaynaklı dokümanı her kullanışında güncelliğini kontrol ederek kullanır ve değişiklik olması durumunda Kalite Koordinatörlüğüne dokümanın güncellendiğini bildirir. Bu durumda Kalite Koordinatörlüğü de kendi web sayfasında güncellemektedir. Tüm birimler KYS-LS-007 KYS Dokümantasyon Takip ve Kontrol Listesi ’nde yayımlanan, kendi sorumluluğunda bulunan iç kaynaklı dokümanların güncelliğini takip etmekle yükümlüdürler. Üniversite iç kaynaklı dokümanları olan yönerge ve yönetmelikleri de KVYS üzerinden yayınlanmaktadır.
7. REFERANS DOKÜMANLAR
ISO 9001-2015 Kalite Yönetim Sistemi
KYS-LS-007 KYS Dokümantasyon Takip ve Kontrol Listesi
KYS-PR-002 Kayıtların Kontrolü Prosedürü